对于许多虚拟助理来说，帮助客户跟踪销售线索、安排跟进和其他一般销售是他们业务的重要组成部分。您几乎不可能简单地在日历上跟踪所有这些工作。因此，我们必须感谢那些创造了出色的客户关系管理(CRM) 工具的出色人员，使用虚拟助理CRM 软件处理业务变得更加容易。

什么是虚拟助理CRM软件？

首先，虚拟助理是指远程提供一般办公室管理的行政办公室助理。一般办公室管理职责包括文件归档、数据收集和数据存储等文书职责。它还可以扩展到法律援助和会计服务，基本上是可以在虚拟世界中完成的任何办公室工作。

毫不夸张地说，作为虚拟助理，你的工作100% 就是让客户满意。无论您是准备和发送文档、接听电话、回复电子邮件还是帮助某人解决问题，VA 角色都将客户置于中心位置。

这就是客户关系管理(CRM) 的意义所在。虚拟助理CRM 软件工具旨在帮助您提高与客户沟通和管理客户关系的能力。即使您为客户提供服务并帮助确保他们的客户满意，虚拟助理CRM 也将帮助您为自己的客户提供更好的体验。

为什么虚拟助理需要CRM软件？

业务与客户相关的虚拟助理或虚拟办公室助理。客户付钱给助理来为他们提供有价值的服务，有时包括安排航班以及与客户和其他商务专业人士会面。虚拟助理需要跟踪约会、客户的日程安排和活动、业务联系人以及任何其他业务相关事宜。

虚拟助理将使用CRM 来管理客户日程，并管理客户可用的各种营销活动的潜在客户。 CRM 允许虚拟助理在一个地方捕获、组织和跟踪联系人、活动和通信。

虚拟助手CRM软件的关键功能

各种类型的自由职业者在与客户合作时都面临着非常相似的问题。管理多个合同、跟踪通信和重要文件以及跟进新工作的询问都需要时间和精力。虚拟助理CRM 软件旨在帮助释放一些压力并腾出时间，以便您可以更高效地完成最重要的任务。以下是虚拟助手的一些最关键的功能：

用于客户沟通的品牌模板

数字发票和自动付款提醒

调度工具

互动日历

在线提案和虚拟助理合同模板

簿记

孤立通讯追踪

自动化工作流程

潜在客户生成和潜在客户捕获

Whitecode 的虚拟助理CRM 软件可以取代您已经使用的许多其他工具，使其成为虚拟助理的最佳一体化CRM，无需在平台之间跳转。它还可以将许多流行的选项汇集到一个平台中，帮助您无需点击多个应用程序即可获得所需的内容。

使用虚拟助理CRM软件的好处

1. 潜在客户捕获和自动化

借助虚拟助理CRM 软件，您可以通过潜在客户捕获和自动化工作流程发挥最佳、最专业的作用。

2. 潜在客户捕获工具

虚拟助理CRM 提供各种潜在客户捕获工具，包括嵌入式联系表单。使用可用模板创建最适合您需求的表单，然后将HTML 代码复制并粘贴到您的网站。

您可以通过多种策略使用CRM 软件中的联系表单。例如，假设您收到大量与您的服务不一致的请求。为了减少您收到的不相关或不一致的请求数量，您可能需要创建自定义问题。该工具接受多种问题格式输入，包括短答案或长答案问题、下拉菜单、单选题或多选题以及日期选择器。

向您的联系人添加更多详细信息将帮助您找到最好的客户，同时也使您面向客户的网站更加专业。

3. 自动化工作流程

您的嵌入式联系表单可以直接输入到虚拟助理CRM 的自动化工具中。通过自动化工作流程，您可以：

接收询问

自动发送带有虚拟助理客户调查问卷的后续电子邮件

快速发送您的虚拟助理合同

通过自动提醒创建和跟踪每个项目的待办事项列表

自动化旨在最大限度地减少您响应收到的每个查询所需的时间。随着您获得更多潜在客户，自动化响应这些潜在客户的过程变得更加重要。客户喜欢快速响应，但您也需要专注于手头的工作。自动化可以最大限度地减少您在建立客户关系的早期阶段需要花费的个人时间。

您可以调整自动化的工作方式，准备一个或多个调查问卷模板以代表您发送，甚至创建自动感谢回复。

4. 多任务管理功能

更大的客户负载既是福也是祸。一方面，这意味着你将有稳定的收入来源。另一方面，您需要处理日益复杂的日程安排。虚拟助理CRM 软件可以通过多任务管理功能帮助您安排时间。这些包括：

详细的任务清单

与Google 日历集成的功能丰富的日历

面向客户的调度工具

时间追踪器

CRM 软件的日历功能允许客户查看您何时有空档，并点击进入您的日程安排来预订时间。他们可以使用虚拟助理CRM 工具提前预订当天、下周或几周的时间。这一切都取决于您的设置。

设置日历后，即可利用任务列表功能。 CRM 允许您为一周中的每一天创建任务列表，并将每个任务与不同的项目或工作流程相关联。每项任务都会自动填充您的日历。

最后，使用时间跟踪器增强您的时间管理。只需转到您的项目工作区并单击“时间跟踪器”即可。填写详细信息，例如每小时费率和您的工作内容，将时间标记为可计费，然后保存条目。当您准备好开具发票时，只需将跟踪时间拖放到发票上即可。

5. 制作自动虚拟助理发票

没有什么比发送虚拟助理发票更好的了。当您宝贵的发票未付时，没有什么比焦急地检查日历更糟糕的了。虚拟助理CRM软件的在线支付功能可以帮助您对整个发票流程保持积极的态度，这可以帮助您更快地发送付款请求和接收付款。

6. 开具发票

使用虚拟助理CRM 软件“快速获得付款”之旅的第一站是创建发票。该软件提供即插即用功能，允许您添加个性化品牌和徽标。然后，只需插入您要求付款的项目，根据需要添加税费，并安排在您需要时发送的发票。

7. 经常性付款

许多虚拟助理工作不仅仅是一次性项目。您很可能与经常需要您的客户签订了一份或多份持续合同。虚拟助理CRM 可以通过定期付款选项来处理该用例。只需设置您的初始发票即可按预定时间间隔自动同时向您的客户开具账单。您的客户可以使用任何主要信用卡或直接银行转帐轻松支付在线发票。

虚拟助理CRM软件重要性

您的联系人列表是您最有价值的资产之一，可以一次又一次地使用来增强您的销售和营销活动。无论您是进行潜在客户开发、邮件营销活动还是销售渠道管理，准确的联系人数据库都是关键。让我们帮助您高效地进行CRM 数据管理。管理客户信息的最佳方法之一是使用White Code 开发的CRM 系统。但是，如果您没有这样的时间管理系统，虚拟助理CRM 软件可以帮助您输入CRM 数据，让您可以专注于跟进和销售。无论您是企业还是个人，虚拟助理都可以为您提供很大的帮助。

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