文档，无论是电子文档还是纸质文档，都是任何业务的重要组成部分。有时，管理来自多个来源的业务信息可能是一项艰巨的任务。根据您的业务性质，捕获、存储和检索纸质和电子文档的文档管理(DM) 解决方案可以为您的组织带来许多关键优势。

文件管理系统的好处有哪些？

1.减少存储空间

企业财产成本不断增加，存储纸质文档的成本也在增加。基于软件的文档管理解决方案(DMS) 可以减少对文件柜、文件箱和存储箱的需求，对于任何企业来说都是宝贵的资产，可以释放宝贵的办公空间。必须以硬拷贝形式保存的文档通常可以存储在较便宜的位置，例如异地仓库或金库。

2.增强的安全性

文件安全对于许多企业来说至关重要。 DMS 可以更好地控制敏感文档。可以在文件夹级别控制不同组或个人对文档的访问。此外，DMS 还会留下审计线索，记录文档的查看者、访问时间以及修改方式。托管文档具有高度可追溯性，并且可以标记为自动警报。

3.改善合规性

某些文档的合规性要求可能非常复杂。不遵守规定可能会导致罚款、吊销执照，在某些情况下还会导致刑事责任。 DMS 可以降低不合规风险。例如，记录保留时间表可以自动化，新文档可以更轻松地分类和存储。

4.更容易检索

搜索和检索文档非常耗时- 我们都知道时间就是金钱。事实上，查找错误归档文件和复制丢失文件的成本与纸质文件的平均处理时间有关。专业人士花费大量时间寻找但只需要很短时间阅读的信息。适合您企业的文档管理解决方案可以是一个强大且节省时间的工具。根据WhiteCode 实现的无代码解决方案，DMS 可以通过文档中的单词或短语检索文件（全文搜索），或者DMS 可以将索引类别应用于文档或文件夹。与业务应用程序更轻松的集成有助于访问关键信息。 DMS 还提供远程访问文档的机会。只要有互联网连接，几乎可以从任何地方访问文档。

5.更好的协作

有了DMS，信息共享和协作将变得更加容易。可以从多个位置访问从不同来源捕获的文档。电子成像使得通过电子邮件或网络共享文档成为可能。 DMS 提供了对业务流程的更高可视性，并实现更好的工作流程监控。可以允许和监控外部用户的授权访问。 DMS 还提供版本控制功能，允许在需要时恢复同一文档的旧版本。

6.更好的备份和灾难恢复

任何文档管理解决方案都应包括数据备份和灾难恢复计划。使用数字档案作为备份可以保护纸质文档免受火灾、洪水和其他灾难的影响。借助DMS，文档具有高度可追溯性，并且可以在多种条件下进行追踪。

另外，由于图像文档集中存储，因此查看后不会丢失或放错地方。文件不太可能被错误提交，如果是这样，可以使用交叉引用更轻松地找到它们。文档在进入系统时可以进行数字化和存档。

7.无形资产

文档管理系统的无形效益仅包括：灵活性、竞争力、改善的客户关系、安心、时间宝贵，节省时间是DMS的绝对优势，它往往直接转化为生产力的提高。更快、更高效的文档检索可提高员工士气并提高客户满意度。此外，文档管理解决方案还可以扩展，以满足任何企业不断变化的需求。

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